KONSEPSI MANAGEMENT DIBIDANG IT

Assalamualaikum wr.wb

selamat pagi

1.PENDAHULUAN

konsepsi management dibidang IT

-pengertia 
   Management proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek.
 
-latar belakang
 Latar belakang mengapa kita harus paham dengan management project adalah agar kita paham tentang konsep management project.

-maksud dan tujuan

• Tolak ukur keberhasilan dalam suatu project adalah perencanaan
• Mampu mengimplementasikan dengan baik dan benar
• Sebagai pedoman agar saat melakukan proyek tidak melanggar SOP.

2.ALAT DAN BAHAN
 pc/laptop
koneksi internet
modul tentang konsepsi management dibidang IT

3.URAIAN KEGIATAN

 Prinsip Umum Manajemen Proyek.
 
    George R. Terry telah merumuskan fungsi, fungsi tersebut sebagai POAC (Planning,Organizing, Actuating dan Controlling).

• Planning (Perencanaan)
• Organizing (Pengorganisasian)
• Actuating (Penggerakan)
• Controling (Pengendalian) 

    # Planning (Perencanaan)

       Planning adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi
tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan). Kontraktor maupun konsultan, harus mempunyai konsep planning” yang tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing.

Pada proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :

• Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang tersedia.
• Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang tersedia.
• Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang kongkrit.
• Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan dan sasaran. 

        
Perencanaan
 
Menurut Koontz, et, al, (1984), perencanaan merupakan salah satu fungsi fundamental dari manajemen yang sangat menentukan, karena di dalamnya termuat apa yang diinginkan oleh suatu organisasi serta langkah-langkah akan perlu dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Perencanaan harus mempertimbangan kebutuhan fleksibelitas agar mampu menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi baru secepat mungkin. Dalam perencanaan, manejer memutuskan apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana melakukannya dan siapa yang melakukan.
Perencanaan yang baik dicapai dengan mempertimbangkan kondisi di waktu yang akan datang sedalammana perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana dibuat. Perencanaan merupakan pekerjaan yang menyangkut penyusunan konsep serta kegiatan yang telah ditetapkan demi masa depan yang lebih baik. Selain itu, perencanaan menganut beberapa upaya yang menjabarkan cara penyelesaian masalah yang telah ditetapkan ke dalam unsur-unsur rencana yang lengkap serta saling terkait dan terpadu hingga dapat dipakai sebagai pedoman dalam melaksanakan dan cara menyelesaikan masalah.
Menurut pendapat Handoko (2000), ada empat tahap kegiatan perencanaan antara lain meliputi penetapkan tujuan atau serangkai tujuan, merumuskan keadaan saat ini, mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan, mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan.

   # Organizing (Pengorganisasian)

       Organizing (pengorganisasian kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data.

Dalam proses manajemen, organisasi berfungsi untuk :

• menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.
• membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.
• mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam kordinasinya.

Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun fungsional yang secara konsisten harus dijalankan. Koordinasi dapat dilakukan melalui mekanisme :

• koordinasi vertikal (menggambarkan fungsi komando).
• koordinasi horizontal (menggambarkan interaksi satu level).
• koordinasi diagonal (menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando).

Koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis :

•  Pelaksana Konstruksi : koordinasi antara General Superintendant dengan Material Superintendant atau dengan Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant.
• Field Supervision Team, koordinasi antara Site Engineer dengan Quantity Engineeratau dengan Quality Engineer merupakan koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis.

Koordinasi horizontal dan bersifat satu level :

• Pelaksanaan konstruksi, koordinasi antara Material Superintendant dengan Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant merupakan.
• Field Supervision Team, koordinasi antara Quantity Engineer atau dengan Quality Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level.

Koordinasi diagonal :

      Koordinasi antara General Superintendant dengan Site Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level, sedangkan koordinasi antara Kepala Satuan Kerja Pekerjaan Civil Works dengan General Superintendant atau dengan Site Engineer merupakan koordinasi vertikal.








   Pengorganisasi merupakan suatu proses penyusunan struktur organisasi dan tersedianya sumberdaya (tenaga, keuangan, prasarana dan sarana) dalam organisasi. Terdapat dua aspek penting dalam kegiatan pengorganisasian menurut Azwar (1996), yaitu pembagian kerja dan departemensasi. Pembagian tugas yang dimaksud adalah penyesuaian tugas pekerjaan agar setiap petugas dalam organisasi bertanggung jawab melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Hasil dari pekerjaan pengorganisasian adalah terbentuknya wadah (entity) atau satuan organisasi yang didalamnya ada perangkat organisasi agar tugas-tugas yang dipercayakan kepada pendukung dapat terlaksana.
 

 # Actuating (Penggerakan)

       Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan
orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan,mengarahkan,dan memberikan motivasi kepada anggota kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

Berikut ini beberapa metoda mensukseskan “actuating” yang dikemukakan oleh George R. Terry, yaitu:

• Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaannya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.
• Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan mempertimbangkan adanya perbedaan individual dari pegawainya,hingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh pegawainya.
• Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah difahami dan dilaksanakan oleh pegawainya.
• Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin kebersamaan dalam penyelenggaraan manajemen, hingga setiap pegawai dapat difungsikan sepenuhnya sebagai bagian dari organisasi.
• Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan, sehingga tumbuh sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang diikutinya.
• Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar dapat memahami dengan benar apa yang melatarbelakangi keluhan pegawai, sehingga dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan sesuatu keputusan.
• Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan argumentasi sebagai pembenaran atas keputusan yang diambilnya, oleh karena pada umumnya semua orang tidak suka pada alasan apalagi kalau dicari-cari agar bisa memberikan dalih pembenaran atas keputusannya.
• Jangan berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain atau orang lain menjadi naik emosinya.
• Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga tidak dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya.
• Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai, namun haruslah dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas pegawai. 

 Menurut Nawawi (2000) pelaksanaan atau penggerakan (actuating) yang dilakukan setelah organisasi memiliki perencanaan dan melakukan pengorganisasian dengan memiliki struktur organisasi termasuk tersedianya personil sebagai pelaksana sesuai dengan kebutuhan unit atau satuan kerja yang dibentuk. Di antara kegiatan pelaksanaan adalah melakukan pengarahan, bimbingan dan komunikasi termasuk koordinasi. Koordinasi sebagai proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan kerja yang terpisah suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Tanpa koordinasi, individu dan departemen-departemen akan kehilangan pegangan atas peranan mereka dalam organisasi. Mereka mulai mengejar kepentingan diri sendiri yang sering merugikan pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan
 

   # Controlling (Pengendalian)

        Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telahdilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan
atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh
konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas Umum (General
Superintendat) berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang)
terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site
Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction
Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf
sudah melakukan tugasnya dalam koridor “jaminan kualitas (quality assurance)”. Sehingga, tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana
direncanakan dapat dipenuhi.

        Kegiatan ini berlaku juga dalam kegiatan internal konsultan supervisi, dalam artian, kepada pihak luar konsultan supervisi itu bertugas mengawasi
kontraktor, selain itu secara internal Site Engineer juga melakukan controlling terhadap Quantity Engineer dan Quality Engineer. Secara keseluruhan internal controlling ini dapat mendorong kinerja konsultan supervisi lebih baik di dalam mengawasi pekerjaan kontraktor.

Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atas seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah:

• Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif 
• Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang ,peralatan, bahan).
• Prosedur dan cara kerjanya.
• Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran.

      Controlling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta-
fakta tentang pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai faktor yang mempengaruhinya. Rujukan untuk menilainya adalah memperbandingkan antara rencana dan pelaksanaan, untuk memahami kemungkinan terjadinya penyimpangan.


4.JANGKA WAKTU
1-2 jam
 
5.HAL YANG DIDAPATKAN
yang sada dapat saya dapat memahami tentang bagaimana cara pelaksana,perancangan dan lain lain nya


6.MASLAH
saya belum bisa secara cepat untuk memahaminya

7.REFRENSI

• www.pengertianku.net
• Modul tentang KONSEPSI MANAJEMEN PROYEK DI BIDANG IT.pdf

Waalaikumusallam wr.wb